Kako definisati zahteve za softver

U jednom od prethodnih postova Deset pitanja za dobavljače softvera već je naglašeno da je izbor odgovarajućeg softvera veoma osetljiv zadatak za organizaciju, a još više kada radite u organizovanom okruženju.

Odluku o izboru novog softvera ne bi trebalo doneti olako, jer bez odgovarajućeg planiranja i određenog procesa ocenjivanja i izbora sistema, može doći do propusta i loših investicija.

U ovom postu, kao i postovima koji slede, pokušaću da naglasim neke ključne korake kao i da predložim važne savete koji bi trebalo da pomognu kod definisanja zahteva za nove softverske aplikacije u vašoj organizaciji.

Pre nego što razmatrate dostupne opcija softvera, proverite da li ste dobro definisali svoje potrebe i šta je to što nova aplikacija treba da radi. Važno je zapamtiti da će novi sistem koji ne uzima u obzir vaše procese i potrebe samo dovesti do toga da vaš svakodnevni rad i upravljanje procesima bude teže i komplikovanije (verujte na reč, imao sam prilliku da to vidim) u praksi). Ovo je mesto gde definisanje vaših zahteve počinje.
 
1.    Tim za izbor dobavljača – važno je da članovi ovog tima budu stručni i da razumeju sve procese u oblasti poslovanja koje aplikativni softver treba da podržava.
2.    Razvoj sistemskih zahteva - cilj u ovoj fazi treba da bude jasno objašnjavanje potreba koje imate  potencijalnim dobavljačima. U ovoj fazi, ne bi trebalo da dajete specifikaciju sa detaljnim sistemskim zahtevima.
Najčešća greška u ovom koraku je da dizajnirate sistem, umesto da definišete poslovne potrebe.
3.    Pokušajte da vaši zahtevi ne budu previše inženjerski ( ipak!) - Uopšteno govoreći, u većini slučajeva bi imalo smisla odvojiti funkcionalne i ne-funkcionalne zahteve, međutim, u ovoj fazi najbolje je pojednostaviti zahteve koje kasnije možete prilagoditi.
4.    Ključni zahtev koje bi trebalo da ocenite:
-       Procesi: za koje specifične poslovne procese vam je potrebna podrška? Upravljanje dokumentacijom, sistem kontrole izmena, korektivne i preventivne akcije, itd.?
-       Izveštaji: Kakvi izrni zahteviveštaji su vam potrebni? Hoćete li zahtevaju tabelarne ili žive izveštaje da bi doneli važne odluke?
-       Regulatorni zahtevi: Koje regulatorne zahteve vaš sistem treba da ispuni? 21 CFR Part 11, Annex 11, ICH E6, 21 CFR Part 820, itd.?
-       Standardi: Koje standarde vaš sistem mora da ispuni? (ISO 13785, SOX, GAMP 5, etc.)
-       Integracija: da li je novi sistem potrebno integrisati sa postojećim? Ako je potrebno, kako to treba uraditi?
-       Podrška: koji tip podrške očekujete od vašeg novog sistema? Dokumentacija: da li ćete zahtevati dokumentaciju za obuku, upustva za korisnike, ili validacione skripte? Da li već imate minimalni nivo procesnih kontrola kako bi kontrolisali vaš sistem?
-       Migracija: Da li je potrebno prebacivati neke od postojećih zapisa u novi sistem? Koji su izvori podataka i formati podataka za te zapise?
-       Cena: Koliki su ukupni troškovi za primenu sistema, uključujući licence i konsultantskie usluge? Koliko će knoštati održavanje? Koliko nadogradnja?
5.    Rangirajte vaše zahteve
Uz kompletnu listu zahteva, trebalo bi defiišete značaj savkog zahteva. Ovo bi mogli da uradite na skali od 1-2-3, kap 1 Lepo je imati, 2 Važno i 3  Kritično.