5 saveta kako da pripremite laboratoriju za proveru

1. Pregledajte laboratorijske SOP-ove i metode

Često se može dogoditi da ocenjivač zatraži demonstraciju određene metode. Demonstracija metode je obavezna u  slučaju provere po ISO/IEC 17025, ali je moguće i da kod drugiih provera, na primer tokom provere od strane klijenta, kada klijent želi da proceni kompetentnost laboratorije za obavljanje određenih testova. Dobra praksa je da identifikujete osoblje u laboratoriji koje će u slučaju takvog zahteva uraditi demonstraciju, pre nego što provera započne.

2. Pregledajte izveštaje iz prethodnih provera

Pregledajte izveštaje sa prethodnih provera, proverite da li su sve neusaglašenosti otklonjene, da li su sprovedene odgovarajuće korektivne i preventivne mere i pokušajte da identifikujete pitanja koja mogu biti od posebnog interesa.

3. Podelite odgovornosti i odredite zamene

Odrediti stručnjake za svaku oblast i odredite njhove zamene. Kada inspektor uputi konkretno pitanje o određenom aspektu laboratorije potrebno je unapred znati koji zaposleni će dati najbolji odgovor i potrebna objašnjenja.

4. Rute za proveru

Ukoliko je moguće definišite puteve provere, mnogo je bolje da pripremite ono što želite da proverivač vidi i u određenom redosledu.

Prođite rutom i proverite sledeće:

• Dnevnike instrumenata, status instrumenata I kalibracioni status
• Rok upotrebe hemikalija, reagenasa, mobilnih faza i rastvarača – uklonite ili zamenite sve reagense kojima je istekao rok
• Laboratorijsko staklo, posebno proverite da li su jasno vidljive kalibracione  oznake na volumetrijskim sudovima. Takođe potvrdite da li se koristi propisan kvalitet stakla i da li to možete da dokumentujete.
•  Zapise o ispitivanjima neusaglašenosti  
• Rezultate van specifikacije
• izveštaje o ispitivanjima reklamacijama
• Izveštaje o kvalifikaciji i kalibraciji instrumenata
• Izveštaje Validacije analitičkih metoda

5. Budite dobar domaćin

Pokušajte da saznate što više o svojim proverivačima i o njihovom području ekspertize. Nemojte da dozvolite da se proverivači osećaju “zapostavljeno”, dodelite im pratioca(e) koji će u svakom trenutku biti na raspolaganju.

Ne zaboravite da organizujete ručak i neke grickalice za proverivače.

Najčešće neusaglašenosti iz BRC audita

1 Odobravanje dobavljača 3.5.1.2
Naravno, sve kompanije treba da imaju dokumentovan program odobravanja dobavljača, koji treba da obuhvati sve polazne materijale (uključujući i pakovni materijal) koji ulaze u sastav gotovog proizvoda.
Ako imate dobavljača sa niskim rizikom, možete koristiti upitnik. Za dobavljače polaznih materijala ili materijala za pakovanje koje ste identifikovali kao dobavljače sa rizikom, BRC očekije da budu sertifikovani ili da postoji barem neki oblik ocenjivanja dobavljača ali sa aksentom na bezbednost hrane i sledljivost.
Neka od zajedničkih pitanja obuhvataju:
·         Imate dobar program za ocenjivanje dobavljača u koji ste uključili proizvodnju kao korisnika i QA zbog toga što će oni pomoći u objašnjavanju pravila za ovu grupu. Ako ne nastupaju zajedno može doći do problema tokom audita postojećih dobavljača, a posebno može ometati proces odobravanja novih dobavljača.
·         Kompanija ima dobar program za ocenjivanje dobavljača, ali zanemaruje polazne materijala koji dolaze različitim putevima ili se ne koriste dovoljno često. Drugim rečima, program je dobar, ali ima malih nedostataka.
·         U nekim kompanijama postoji nedostatak razumevanja višeg rukovodstva o tome koji su stvarni rizici saradnjom sa nekvalifikovanim dobavljačima sa ni\im cenama.

Rešenja
·         Sve zainteresovane strane implementirati u program.
·         Uporedite plan nabavke sa stvarnim stanjem i korišćenjem materijala
·         Razmotriti sve rizike povezane sa nekvalifikovanim dobavljačima koji imaju niže cene

2 Procena ugroženosti 5.4.1
Procena ugroženosti odnosi se na falcifikovanje hrane. BRC očekuje da postoje dostupne informacije i da se razume šta se podrazumeva pod falcifikovanjem hrane. Drugim rečima, kompanija treba da formira samo-razumevanje svih vrsta rizika koji mogu uticati na vašu industriju, i treba da znate gde možete da dobijete informacije o svim potencijalnim rizicima.
Na primer , ako vaša kompanija kupuje kandiranu pomorandžu, vi morate da znate koji potencijalni rizici mogu biti uključeni u taj sastojak. Treba da znate gde da dobijete informacije, bilo da je to u vašoj organizaciji, u drugim industrijskim udruženjima, ili čak na web sites kao što su www.foodfraud.org .
Rešenja
·         Izvodite osnovne obuke na temu falsifikovanja hrane
·         Upotrebljavajte osnovne alate za procenu rizika
·         Razmišljajte o bezbednosti hrane
·         foodfraud.org

3 Procena rizika dobavljača 3.5.1.1
Za grupu polaznih materijala (može biti uključen i pakovni materijal), ili pojedinačno (u zavisnosti od vrste vaših operacija), morate proceniti rizik za bezbednost proizvoda, usklađenost sa zakonskim normama, i kvalitet vaših dobavljača. Morate biti sigurni da ste razumeli sve rizike koji se odnose na polazne materijale i grupe polaznih materijala. 
To može uključivati:
·         kontaminaciju alergenima
·         rizik pojave stranih tela
·         mikrobiološku kontaminaciju
·         hemijsku kontaminaciju
·         zamene ili prevare 

Rešenja

·         Grupa materijala. Ako imate 300 polaznih materijala, verovatno nećete morati da uradite 300 procena rizika, ali ćete najverovatnije uraditi desetak. Na primer, sve stabilni sastojci koji ne zahtevaju posebne uslove čuvanja, mogu se svrstati u jednu grupu.
·         Uključite proces pakovanja u vašu procenu rizika. 
·         Koristite obiman industrijski pristup, nemojte se fokusirati samo na vašu kompaniju. Razmišljajte šta se događa sa sličnim organizacijama, ne samo sa vašom. To će vam pomoći da proširite svoje horizonte u smislu da znate šta da gledate i šta da tražite.

4 Dijagram toka 2.5.1
Kada ste u fazi sertifikacije BRC, vaš HACCP treba da bude jako dobar u tom trenutku. Postoji, međutim, jedna oblast koja još uvek ima tendenciju da bude na listi neusaglašenosti - neusaglašenost dijagrama toka.
Ceo HACCP počinje sa dijagramom toka, i to je oblast koja ima tendenciju da dovede do problema . Potreban vam je dijagram toka za svaku vrstu proizvoda. Dijagram toka bi trebalo da sadrži fizički raspored, identifikacija svih inputa (protoka vode, protok otpad, itd ), outsourced procesa, ugovorene poslove, itd
Veoma važan sledeći korak nakon kreiranja dijagrama toka je da se uverite da je on tačno urađen. Ovo bi trebalo redovno raditi. Pored toga, uverite se da osoba koje je napravila dijagram toka nije ona koji ga proverava.